テレワークの普及によって、オフィスに出社せずに文書を管理する必要がでてきました。 また、紙で文書を管理すると膨大なスペースを使うことになり、特定の文書を探したい時にも時間がかかります。それも電子化することで欲しい資料をすぐに探し出せるようになり、大幅に作業効率を高められるのが特徴です（参考：事例に学ぶ、働き方改革を失敗しないための「ペーパーレス化」とは）。 文書管理システムの導入を検討する場合、 ・文書の保存や検索は簡単にできるか ・セキュリティ対策は大丈夫か ・外出先でも簡単に見られるよう、スマホ対応しているか など、比較ポイントがいくつもあり、自社にあった文書管理システムサービスを探すのは大変です。 そこで本記事では、文書管理システムサービス27個の料金や特徴を、わかりやすく整理してまとめました。 その他おすすめの50個の文書管理システムサービスも、合わせて紹介しています。 この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な文書管理システムサービスを効率的に比較することができます。 なお、本記事では各文書管理システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「文書管理システム 比較」で検索し、検索上位20位までの紹介サイト7個を調査し、各サービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。 紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理し業務効率化するサービス
NotePM／株式会社プロジェクト・モード
NotePM／株式会社プロジェクト・モードASTRUX SaaS／株式会社デジタルマトリックスDocumal SaaS／富士通四国インフォテックFleekdrive／株式会社Fleekdrive楽々Document Plus／住友電工情報システムConTrack／株式会社ベリサーブREX-File・Finder／寿精版印刷株式会社On Base／ハイランドセキュアSAMBA Pro／スターティアレイズ株式会社Confluence／アトラシアンクラウドサインSCAN ／弁護士ドットコム株式会社MyQuickクラウド／インフォコム株式会社その他おすすめの文書管理システム38選文書管理システムを選ぶ際の4つのポイントポイント1：自社に必要な機能はついているか？ポイント2：セキュリティはしっかりしているか？ポイント3：マルチデバイスに対応しているか？ポイント4： オンプレミス型か？クラウド型か？まとめ紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理！クラウド請求書受領サービス『Bill One』
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすいWeb上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録
ASTRUX SaaS／株式会社デジタルマトリックス
月額課金制度で低リスクで運用開始できる経営資源をメインの業務に集中することができるデータセンターで文書管理を行っている
Documal SaaS／富士通四国インフォテック
文書のライフサイクルを自動化できる安全性・信頼性の高いデータセンターでデータを管理している
Fleekdrive／株式会社Fleekdrive
あらゆるファイルを安全に共有できる金融機関にも認められた高セキュリティユーザーの細かな権限設定と証跡管理が可能
楽々Document Plus／住友電工情報システム
ペーパーレス化、e文書法への対応などの業務への適用性がある全文検索とビューワなどの充実した機能がある任意の属性項目を検索条件に追加して検索できる
ConTrack／株式会社ベリサーブ
プロジェクトの品質や生産性向上のための管理機能がある直感的で使いやすい操作画面である既存のファイルなどの成果物をそのまま活用できる
REX-File・Finder／寿精版印刷株式会社
高速プレビューがあるセキュアな閲覧（原本にアクセスすることなく、全ページ閲覧）が可能である有効結果を上位にできる
On Base／ハイランド
セキュアでプライベートに管理されているモバイルコンテンツ管理ができるスピーディなアプリケーション開発ができる
セキュアSAMBA Pro／スターティアレイズ株式会社
操作が簡単でとにかく使いやすい安心の徹底したサポート体制がある柔軟な料金プランがある
Confluence／アトラシアン
ロードマップ、展開、検索バーなどの強力な動的機能がある各プロジェクトやチームが作業するための個別の独立した場所（スペース）を持つことができる組織のナレッジ – ベスト プラクティス、調査や洞察、顧客フィードバックなどを共有できる
クラウドサインSCAN ／弁護士ドットコム株式会社
契約締結のスピード化ができる月間5件の契約までは無料である
MyQuickクラウド／インフォコム株式会社
完全ペーパレスな契約管理を実現できるAzureADと連携して、ID／パスワード管理から解放することができる必要とされる場面で素早く探せる検索機能がある
その他おすすめの文書管理システム38選
EdiGate / POST Contents EXpert/XML Assist ActiveAssets-LINK DataClasys booMo Cincom ECM EIMANAGER GlobalDoc5 J-MOTTOグループウェア NI Collabo 360 Office View SmartDB Working Folder デジサインTab NsxpresⅡ SVF Cloud B to Bプラットフォーム契約書 box COCOMITE Dropbox Business EDI Express eValue V FileBlog flouu Garoon Intra-mart Knowledge Library-Vision NINJA SIGN PROCENTER/C Lite QuickBinder SPA WAN-SIgn X-point Cloud スマート倉庫 デジ倉 旭倉庫 定額制WEB社内報 文書デザイナー
文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
ポイント1：自社に必要な機能はついているか？
文書管理システムの導入目的をよく考えたうえで、必要な機能を装備したシステムを選びましょう。多くの企業が必要とする機能には、文書管理・文書検索・バージョン管理・ワークフローなどがあげられます。それぞれの機能の特徴を紹介します。
文書検索
登録された電子文書を検索する機能です。文書の登録時にインデックスを作成すると、瞬時に検索結果を得られます。 検索機能には「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行するキーワード検索機能や、最終更新日時や最終更新者などを細かく指定できるものなど、さまざまな種類があります。
バージョン管理
バージョン管理とは、電子文書の変更履歴を管理する機能です。最終更新のファイルにアクセスできる一方で、問題が発生した場合には履歴から過去のバージョンに文書を復元できます。
ワークフロー機能
ワークフロー機能とは、文書の確認・承認をシステム上でできる機能のこと。クラウド型システムの場合は、外出先でも文書を承認できるので業務の効率化を期待できます。 参考：RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点
ポイント2：セキュリティはしっかりしているか？
文書管理システムを導入するにあたって、セキュリティ対策は重要です。電子化による文書管理には外部への流出だけではなく、内部の人間による不正アクセスも懸念されます。 しかし、役職ごとにアクセス権限を設定できる文書管理システムを選び、閲覧権限を設定することで回避できます。文書管理システムの導入を検討する際にはセキュリティ関連機能をよく理解し、信頼できるツールを選びましょう。
ポイント3：マルチデバイスに対応しているか？
外出先で情報入力や管理ができるように、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができる文書管理システムかどうかを確認しておきましょう。UIの使いやすさも確認しておくことをおすすめします。
ポイント4： オンプレミス型か？クラウド型か？
文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。自社に合った導入形態を選びましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社のサーバー上で文書を管理する形態です。多額の初期費用がかかり、サーバー管理やメンテナンスなどが必要になる点がデメリットですが、自社サーバーであることからセキュリティ性能は信頼できます。
クラウド型
インターネット上のサーバーを共有利用する形態です。初期費用・メンテナンスなどは不要でランニングコストはリーズナブルですが、外部サーバーを利用しているので、どのようなセキュリティ対策が取られているか、しっかりと確認しましょう。
まとめ
本記事では、50種類の文書管理システムを紹介しました。 選ぶポイントは、機能・セキュリティ・マルチデバイス対応やオンプレミス型かクラウド型かどうかで選ぶと良いでしょう。 本記事の情報を参考に、自社にフィットする文書管理システムを見つけてください。
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